ESSERE ORGANIZZATI E PREVENIRE I PROBLEMI: ORGANIZZARE LO STORICO DEL PROPRIO PROGETTO 1/2


Un progetto generalmente occupa il nostro lavoro per tempistiche che possono variare dal qualche mese al qualche anno.
Le persone coinvolte sono spesso molte che si relazionano tra loro in modo più o meno libero e continuativo: collaboratori tra cui architetti, ingegneri, interiors, geometri, i clienti, i fornitori di servizi, di prodotti e materiali..

E’ buona regola sempre e soprattutto quando le parti in gioco sono molte,  annotare per iscritto tutti gli avvenimenti e le comunicazioni intercorse tra le parti.
Questo significa organizzare il computer ed i files in esso archiviati, organizzare, salvare e catalogare le e-mails con i relativi allegati sia inviati che ricevuti, archiviare sempre uno storico delle consegne e del lavoro eseguito, catalogare le richieste e le comunicazioni intercorse.

Creare uno storico progettuale è un lavoro di poco impegno se fatto quotidianamente, ma è un lavoro metodico poco eseguito nonostante sia di grandissima utilità ed importanza.

-Ipotizziamo di avere un problema qualsiasi ai computer: Senza un accurata archivizione e servizio di backup se perdessimo tutto, solo dopo giorni di disperato lavoro forse potremmo recuperare parte delle documentazioni.

-Ipotizziamo di essere in tanti a seguire lo stesso lavoro: senza un sistema comune di passaggio e salvataggio delle informazioni sarebbe impossibile che a ciascuno arrivino le stesse indicazioni e di conseguenza non si potrebbe consegnare un lavoro privo di errori.

-Ipotizziamo di avere nuove figure che subentrano nel progetto in un secondo momento: senza uno storico progettuale dovremmo essere noi a raccontare tutto il passato perdendo un sacco di tempo e rischiando di dimenticare delle parti o delle informazioni importanti, senza un organizzazione multimediale sarebbe impossibile per qualunque esterno potersi orientare nei files e nelle informazioni.

-Ipotizziamo di avere dei clienti confusi che non sanno bene quello che vogliono e che continuano a cambiare idea tra le diverse porposte: Senza una ccurata archiviazione delle consegne sarebbe impossibile capirsi.

-Ipotizziamo di avere problemi con i clienti a causa degli accordi, incomprensioni, o a causa dei pagamenti: senza una accurata archiviazione del materiale sarebbe lungo, tedioso e difficile ottenere un buon risultato di difesa e testimonianza del proprio lavoro.

Lo scopo di tutto questo sono fondamentalmente 2:
1) Recuperare facilmente tutte le informazioni riguardanti il progetto, anche dopo parecchio tempo o da qualcuno che non sa nulla al riguardo.
2) testimoniare cosa è stato fatto, cosa è stato dato e ricevuto, potendo quindi contestare o difendere il lavoro eseguito.

L’argomento è lungo e complicato, ecco perchè ho deciso di suddividerlo in due parti. Successivamente nel prossimo articolo “ESSERE ORGANIZZATI E PREVENIRE I PROBLEMI: ORGANIZZARE LO STORICO DEL PROPRIO PROGETTO 1/2”, vedremo nel dettaglio COME fare tutto ciò.

 

Back to Top
%d blogger hanno fatto clic su Mi Piace per questo: