ESSERE ORGANIZZATI E PREVENIRE I PROBLEMI: ORGANIZZARE LO STORICO DEL PROPRIO PROGETTO 2/2

In “ESSERE ORGANIZZATI E PREVENIRE I PROBLEMI: ORGANIZZARE LO STORICO DEL PROPRIO PROGETTO 1/2” abbiamo visto l’importanza di catalogare e archiviare tutte le informazioni riguardanti un lavoro. Ognuno ha il proprio sistema per organizzare tutto ciò ma è bene avere una linea comune logica e semplice affinche possa essere chiara a chiunque, anche in nostra assenza.

Quali passi seguire quindi?

1) Innanzi tutto organizzare in modo ordinato e logico il computer: tutto il lavoro deve venire suddiviso in cartelle con ognuna lo scopo di contenere una cosa ben specifica:

-le comunicazioni: in entrata ed in uscita. Qui si salveranno tutti gli allegati e le informazioni archiviandole per data e per mittente.

Questo permetterà un facile recupero dei riferimenti e delle informazioni, a prova di memoria d’uomo.

– i files ricevuti: salvandoli a parte sarà possibile avere sempre modo di tornare alla situazione originale, evitando errori futuri e testimoniando lo stato di partenza originale  in caso di necessità.

– i files di lavoro: possibilmente divisi per tipologia (esterni, interni, architettonici, abachi ecc….) Sarà facile orientarsi nel lavoro eseguito. All’interno di queste categorie vi saranno le sottocategorie che divideranno il lavoro per le revisioni eseguite.

Questa divisione permetterà di verificare facilmente il lavoro precedentemente fatto e di potervi ri-accedere in qualsiasi momento.

– le consegne: divise per data a testimonianza di quanto effettivamente al cliente è stato dato ed in che modo, separa i files definitivi e impaginati dai files  di costruzione usati per creare i files di lavoro.

Sarà facile quindi verificare quando e cosa è stato consegnato.

Es: Files ricevuti: la pianta disegnata a mano data dal cliente.

Files di lavoro: DWG e 3D con i render del progetto ed i fotomontaggi sui rilievi fotografici.
Consegne: le tavole di presentazione contenenti il materiale di consegna elaborato dai files ricevuti e impaginato in bella nel cartiglio per il cliente.

2) Salvare sempre le comunicazioni con gli allegati relativi.

Questo renderà facile il recupero delle informazioni, limiterà gli errori dovuti al passaggio di informazioni o agli errori umani e sarà un insostituibile prova dell’avvenuto progettuale.

3) Creare sempre nuove cartelle di files per le nuove revisioni, evitando quindi  di sovrascrivere i file consegnati precedentemente.

4)Dopo ogni incontro fare i report di quanto discusso, delle decisioni avvenute e dei cambiamenti da attuare. Questo renderà alla merce di tutti le informazioni intercorse, saranno chiare a tutti e saranno fonte di testimonianza in caso di incomprensioni.

5) periodicamente effetuare dei backup dei dati.

La filosofia deve sempre essere: Verba volant, scripta manent, che letteralmente, significa le parole volano, gli scritti rimangono.

Bisogna ricordare che avendo a che fare con molte persone e trattandosi di una situazione lavorativa bisogna tutelarsi: tutelarsi per evitare di dover rifare il lavoro, tutelarsi da eventuali problemi dovuti a incomprensioni, tutelarsi da possibilità d’errore umano, tutelarsi in maniera legale, e soprattutto, rendere facile il lavoro: perdere del tempo perchè non si trova il file cercato o perchè si sbaglia riferimento in quanto non era stato catalogato è indice di un problema di organizzazione che ora può venire facilmente evitato!

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